무료 전자책을 신청한 잠재고객에게 FluentCRM 자동화를 활용하여 PDF 다운로드 링크가 포함된 이메일을 자동 발송하는 방법을 안내합니다. 자동화 트리거 설정부터 이메일 작성, 테스트 발송, 발송 내역 확인까지 실전 세팅 절차를 단계별로 다룹니다.
1. 준비물 #
☐ 워드프레스 관리자 권한
☐ FluentCRM 설치 및 활성화 완료
☐ 카카오 로그인 클릭 시 ‘무료 PDF’ 태그가 자동 추가되는 상태 (테라카카오 로그인 버튼 활용법 매뉴얼 참조)
☐ 발송할 PDF 파일 URL (워드프레스 미디어에 업로드 후 URL 복사)
2. 전체 진행 흐름 #
[파트 A] 사전 준비 + 자동화 생성
Step 1. PDF 파일 업로드 후 URL 복사
Step 2. FluentCRM 자동화 생성 + 트리거(Tag Applied) 설정
Step 3. 이메일 액션 추가 + PDF 버튼 링크 연결
[파트 B] 테스트 + 검증
Step 4. 테스트 이메일 발송 → 자동화 활성화
Step 5. 실제 태그 생성 테스트 + 발송 내역 확인
3. 전자책을 이메일로 발송하는 이유 #
무료 전자책을 안내하는 방법은 크게 두 가지입니다. 신청 완료 후 땡큐 페이지에서 다운로드 버튼을 안내하는 방법과 이메일로 발송하는 방법입니다. 고객 입장에서는 바로 다운로드하길 원하지만, 이메일 발송을 병행하는 데에는 전략적 이유가 있습니다.
| 안내 방법 | 장점 | 한계 |
|---|---|---|
| 땡큐 페이지 다운로드 | 즉시 다운로드 가능, 고객 만족도 높음 | 향후 뉴스레터 이메일 수신함 도달률에 영향 없음 |
| 이메일 발송 | 스팸 해제 유도 → 향후 뉴스레터 오픈율 향상 | 이메일 수신까지 수 분 소요될 수 있음 |
⚠️ 첫 이메일이 스팸함에 들어간 경우, 이후 발송되는 모든 뉴스레터가 스팸함으로 처리됩니다. 반드시 첫 이메일에서 “스팸 아님” 클릭을 유도하는 안내 메시지를 포함하여, 이후 이메일이 수신함에 도달할 수 있도록 해야 합니다.
💡 TIP: 수신함에 이메일이 도달해야 오픈율을 올릴 수 있습니다. 중요한 정보(전자책 다운로드 링크)를 이메일로 발송하면, 고객이 스팸함을 확인하고 “스팸 아님”을 클릭하게 되므로 향후 뉴스레터 도달률이 크게 개선됩니다.
4. 사전 준비 + 자동화 생성 #
Step 1. PDF 파일 업로드 후 URL 복사
자동화를 설정하기 전에 발송할 PDF 파일이 워드프레스 미디어 라이브러리에 등록되어 있어야 합니다. 등록된 PDF의 URL을 이메일 본문의 다운로드 버튼에 연결하게 됩니다.
📂 경로: 워드프레스 알림판 > 미디어 > 라이브러리
1. 워드프레스 알림판 > 미디어 > 라이브러리로 이동합니다.
2. 발송할 PDF 파일이 있는지 확인하고, 없는 경우 [새로 추가]하여 업로드합니다.
3. 해당 PDF 파일을 클릭하면 우측에 [클립보드에 URL 복사] 버튼이 표시됩니다.
4. URL을 복사하여 별도로 메모해 둡니다. 이 주소는 이메일 본문의 다운로드 버튼에 사용됩니다.
⚠️ PDF 파일의 미디어 URL을 반드시 사전에 복사해 두어야 합니다. 이메일 편집기 내에서는 미디어 라이브러리를 직접 탐색할 수 없으므로, URL을 미리 확보하지 않으면 작업이 중단될 수 있습니다.
Step 2. FluentCRM 자동화 생성 + 트리거 설정
FluentCRM의 자동화 기능을 사용하여 “무료 PDF 태그가 추가되면 이메일을 자동 발송”하는 시나리오를 만듭니다. 무료 PDF 신청 페이지에서 카카오 로그인을 하면, 테라카카오 기능에 의해 “무료 PDF”라는 태그가 자동 생성됩니다.
📂 경로: 워드프레스 알림판 > FluentCRM > 자동화(Automations)
1. [새 자동화(Create New Automation)]를 클릭합니다.
2. [처음부터 생성(Start from Scratch)]을 선택합니다.
3. 트리거 선택에서 좌측 CRM을 클릭한 후, Tag Applied (태그 추가됨)를 선택합니다.
4. [계속(Continue)]을 클릭하고, 태그 목록에서 무료 PDF 태그를 선택합니다.
5. 자동화 이름을 입력합니다 (예: “무료 PDF 인증 안내 메일 발송 자동화”).
6. [설정 저장(Save Settings)]을 클릭합니다.
| 항목 | 입력값 |
|---|---|
| Trigger | CRM > Tag Applied |
| Tag | 무료 PDF (실제 운영 중인 태그명과 동일) |
| 자동화 이름 | 예: 무료 PDF 인증 안내 메일 발송 자동화 |
💡 TIP: 태그를 2개 이상 조건으로 설정할 경우, “어떤 태그라도 추가되면 실행(OR 조건)”과 “모든 태그가 추가되었을 때만 실행(AND 조건)”을 선택할 수 있습니다. 혼동을 방지하려면 하나의 태그만 지정하는 것을 권장합니다.
사용 가능한 트리거 목록 (참고)
| 카테고리 | 트리거 종류 |
|---|---|
| CRM | 리스트 추가/제거, 태그 추가/제거, 생일, 신규 가입 |
| LMS (강의) | 코스 등록, 코스 이탈, 코스 완료 |
| WooCommerce (판매) | 신규 주문, 주문 완료, 환불, 주문 상태 변경 |
| WordPress | 사용자 로그인, 사용자 가입 |
| Fluent Form | 폼 제출 |
| 정기결제 | 정기결제 진행, 구독 취소 |
Step 3. 이메일 액션 추가 + PDF 버튼 링크 연결
트리거 설정이 완료되면, 자동화 시나리오 대시보드에서 다음 액션으로 이메일 발송을 추가합니다.
📂 경로: (방금 만든 자동화) 시나리오 화면 > + 버튼 > 맞춤 이메일 보내기(Send Custom Email)
1. 자동화 시나리오 대시보드에서 + (플러스) 버튼을 클릭합니다.
2. 액션 목록에서 [맞춤 이메일 보내기(Send Custom Email)]를 선택합니다.
3. 제목을 입력합니다. 점 세 개 아이콘을 클릭하면 수신자 이름 등 동적 변수를 삽입할 수 있습니다.
4. 본문 편집기에서 클래식 편집기를 선택하여 내용을 작성합니다.
5. 전자책의 내용과 대상에 대한 안내 문구를 작성합니다.
6. 본문 하단에 버튼을 삽입하고, 버튼 텍스트(예: “PDF 다운로드”)와 색상을 설정합니다.
7. 버튼 URL에 Step 1에서 복사해 둔 미디어 파일 URL을 붙여넣기합니다.
8. [설정 저장(Save Settings)]을 클릭합니다.
| 항목 | 입력값 (권장) |
|---|---|
| 제목(Subject) | 신청하신 무료 전자책을 보내드립니다 |
| 본문 핵심 | “아래 버튼으로 다운로드” + 스팸함 안내 |
| 버튼 텍스트 | 전자책(PDF) 다운로드 |
| 버튼 URL | Step 1에서 복사한 PDF URL |
⚠️ 본문에 반드시 아래 2가지 문구를 포함하시기 바랍니다: ① “메일이 스팸함에 있다면 ‘스팸 아님’으로 이동해 주세요.” ② “전자책은 카카오 로그인 계정에 연결된 이메일로 발송됩니다.”
자동화에서 추가 가능한 액션 (참고)
| 액션 종류 | 설명 |
|---|---|
| 리스트 추가 | 지정한 리스트에 해당 연락처를 추가 |
| 태그 추가/제거 | 별도의 태그를 추가하거나 기존 태그를 제거 |
| 맞춤 이메일 발송 | 단건 맞춤 이메일 즉시 발송 |
| 시퀀스 메일 | 미리 설정한 일정에 따라 여러 통의 이메일을 순차 발송 |
| 코스 추가 | LMS 강의를 자동으로 등록 |
| 쿠폰 지급 | 할인 쿠폰을 자동으로 지급 |
| 회원 상태 변경 | 회원의 상태(활성/비활성 등)를 자동 변경 |
| A/B 테스트 | 두 가지 버전의 이메일을 비교 테스트 |
💡 TIP: 자주 사용하는 이메일 내용은 템플릿으로 저장해 두면, 다른 자동화에서도 바로 불러와 사용할 수 있어 효율적입니다. 자동화 시나리오의 + 버튼을 통해 이메일 발송 외에도 다양한 액션을 추가로 연결할 수 있습니다.
5. 테스트 + 검증 #
Step 4. 테스트 이메일 발송 + 자동화 활성화
자동화를 실제로 운영하기 전에 반드시 테스트 발송을 진행하여 이메일 내용과 다운로드 링크가 정상 작동하는지 확인해야 합니다.
📂 경로: 이메일 편집 화면 > 테스트 이메일 보내기(Test Email)
1. 이메일 작성 화면에서 [테스트 이메일 보내기]를 클릭합니다.
2. 수신할 이메일 주소를 입력하고 발송합니다.
3. 수신된 이메일에서 내용을 확인하고, PDF 다운로드 버튼을 클릭하여 파일이 정상적으로 열리는지 확인합니다.
4. 확인이 완료되면 [설정 저장] 후 편집 창을 닫습니다.
5. 자동화 시나리오 대시보드에서 현재 상태가 Draft(초안)인 것을 확인합니다.
6. 상태를 활성화(Active)로 전환하면 자동화가 실행됩니다.
⚠️ 테스트 이메일에서는 수신자 이름 등 동적 변수(예: {{이름}})가 표시되지 않습니다. 이는 정상이며, 실제 발송 시에는 각 수신자의 정보가 자동으로 삽입됩니다.
Step 5. 실제 태그 생성 테스트 + 발송 내역 확인
자동화가 활성화된 상태에서 실제로 PDF 신청 과정을 테스트하고, 발송 결과를 확인합니다.
1. FluentCRM > 연락처(Contacts)에서 테스트 대상의 “무료 PDF” 태그를 먼저 제거합니다.
2. 무료 PDF 신청 페이지 URL을 복사하여 시크릿 창(프라이빗 브라우저)에서 접속합니다.
3. 카카오 로그인을 통해 PDF를 신청합니다.
4. 신청 완료 후 이메일 수신 여부를 확인합니다. (발송까지 수 분 소요될 수 있으며, 스팸함도 함께 확인하시기 바랍니다.)
| 확인 위치 | 확인 가능 항목 |
|---|---|
| 자동화 > 보고서 | 해당 자동화를 통해 발송된 이메일 내역 전체 확인 |
| 이메일 보고서 | 전체 전송 수, 오픈 수, 클릭 수 등 통계 확인 |
| 연락처 > 개별 컨택 정보 | 특정 사람에게 보낸 이메일 이력 전체 확인, 재전송 및 개별 메일 발송 가능 |
💡 TIP: 연락처 > 개별 컨택 정보에서는 자동 발송된 이메일뿐만 아니라 해당 고객에게 보낸 모든 이메일 이력을 확인할 수 있습니다. 재전송이 필요한 경우 [재전송] 버튼을, 별도 안내가 필요한 경우 [이메일 보내기]를 통해 개별 메일을 발송할 수 있습니다.
⚠️ 카카오 로그인으로 신청한 경우, 전자책은 카카오 로그인 계정에 연결된 이메일로 발송됩니다. 고객이 어디로 발송되는지 모를 수 있으므로, 신청 완료 페이지(땡큐 페이지)에 “카카오 로그인 계정 이메일로 전자책이 발송됩니다”라고 안내 문구를 반드시 추가하시기 바랍니다.
6. 완료 체크 #
모든 설정이 완료되었는지 아래 항목을 확인해 주세요.
☐ ‘무료 PDF’ 태그가 붙는 순간 자동화가 실행된다
☐ 신청자에게 “무료 전자책 메일”이 자동 발송된다
☐ 메일의 PDF 버튼 클릭 시 다운로드가 정상 동작한다
☐ 자동화 Reports 또는 연락처 이메일 이력에서 발송 기록이 보인다
7. 자주 막히는 문제 #
태그는 붙는데 이메일이 발송되지 않음
원인: 자동화 트리거에서 선택한 태그가 실제 태그명과 다르거나, 자동화 상태가 Draft(초안)인 경우입니다.
해결 방법:
1. 자동화 트리거에서 Tag가 정확히 ‘무료 PDF’인지 다시 선택 후 저장합니다.
2. 자동화 상태가 활성화(Active)인지 확인합니다.
이메일은 왔는데 PDF 버튼이 404 / 접근 불가
원인: PDF URL을 잘못 넣었거나, 비로그인 상태에서 접근이 차단된 경우입니다.
해결 방법:
1. 미디어 라이브러리에서 PDF URL을 다시 복사합니다.
2. 시크릿 창에서 URL을 직접 열어 접근이 정상인지 확인합니다.
3. 이메일 편집 화면에서 버튼 URL을 올바른 주소로 수정 후 저장합니다.
고객이 “어디로 메일이 갔는지 모르겠다”고 문의함
원인: 카카오 로그인 계정 이메일로 발송되는데 안내가 없어 고객이 어떤 메일함을 확인해야 하는지 모르는 경우입니다.
해결 방법:
1. 땡큐 페이지에 “카카오 로그인 계정 이메일로 전자책이 발송됩니다” 안내 문구를 추가합니다.
2. 이메일 본문에도 “카카오 로그인 계정에 연결된 이메일로 발송” 문구를 포함합니다.
8. 관련 문서 #
→ 이전 단계: 테라카카오 로그인 버튼 활용법 (숏코드 삽입·페이지 이동·태그 추가)
→ 관련 문서: 테라카카오로 태그 추가 자동화하기 (CRM 고객 세분화)
→ 관련 문서: 고객 액션별 자동 알림톡 발송 설정하기